Nghề Business Analyst đang ngày càng trở nên phổ biến ở Việt Nam với trọng trách tối ưu hoá hoạt động kinh doanh cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Vậy Business Analyst là gì? Những kỹ năng nào cần có để trở thành một Business Analyst? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu cụ thể ngay dưới đây.

Học ngành nào để có thể trở thành một Business Analyst chuyên nghiệp?

Hiện nay tại các trường cao đẳng, đại học Việt Nam chưa có ngành học chuyên sâu về Business Analyst. Tuy nhiên vẫn có nhiều ngành đào tạo kiến thức hữu ích giúp bạn trở thành BA.

Data Analyst (Chuyên gia chuyên phân tích dữ liệu)

Một chuyên gia Data Analyst thường sẽ đảm nhận các nhiệm vụ sau: phân tích, thu thập và lưu trữ các dữ liệu liên quan về các doanh số bán hàng, nghiên cứu về thị trường, logistics hoặc các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Sau đó, họ sẽ áp dụng những kỹ năng chuyên môn để đảm bảo chất lượng cũng như độ chính xác của từng dữ liệu đó. Dựa trên những dữ liệu đã được sàng lọc, họ sẽ tiến hành phân tích và trình bày dữ liệu đó một cách thật logic nhất để giúp tổ chức đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.

Mô tả chi tiết công việc của Business Analyst

Trách nhiệm chính của một Business Analyst bao gồm các kiến ​​thức sâu rộng về phân tích, dự báo cũng như lập ngân sách tài chính, hiểu rõ về các yêu cầu về báo cáo và những quy định, yếu tố thành công và các chỉ số liên quan đến hoạt động.

Dưới đây là yêu cầu công việc của Business Analyst để các ứng viên và nhà tuyển dụng tham khảo. Lưu ý rằng tùy thuộc vào ngành nghề, các hạng mục công việc sẽ có sự khác biệt nhật định.

Yêu cầu về kỹ năng của Business Analyst

Các Business Analyst cần có kiến thức về kinh doanh, quản trị và công nghệ thông tin. Có thể một BA không thành thạo và chuyên sâu ở trong một lĩnh vực, nhưng họ phải nắm bắt được các kỹ năng liên quan ở một mức độ nhất định. BA cũng cần có nền tảng cơ bản về công nghệ phần mềm, hiểu được các thuật ngữ cũng như hoạt động trong lĩnh vực này.

Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ

Bản chất của công việc BA thường liên quan đến việc tương tác với các nhà phát triển, khách hàng, người dùng cuối và ban quản lý. Bởi vậy việc thiết lập các mối quan hệ tốt đẹp và duy trì mối quan hệ đó giữa các bên là rất quan trọng.

Bản chất của công việc BA thường liên quan đến việc tương tác với các nhà phát triển, khách hàng, người dùng cuối và ban quản lý. Thành công của một dự án thường phụ thuộc vào cách mà BA truyền đạt các thông tin một cách chi tiết, chẳng hạn như thuyết trình các thay đổi được yêu cầu, kết quả thử nghiệm của các dự án một cách rõ ràng. Thông thạo trong giao tiếp chính là kỹ năng cần có đối với bất kỳ nhà phân tích nghiệp vụ nào.

BA cần có kỹ năng phân tích giải thích và chuyển những nhu cầu của khách hàng thành các yêu cầu kỹ thuật cụ thể cho đội ngũ triển khai hiểu được. Hầu hết các mô tả công việc tuyển dụng Business Analyst đều ưu tiên người có kỹ năng phân tích xuất sắc. Nhờ đó họ có thể chắt lọc thông tin giá trị, nhanh chóng nhận ra điểm cần cải thiện trong quy trình, xây dựng mô hình dữ liệu.

BA cần có kỹ năng quản lý sâu rộng, từ việc lập kế hoạch cho cả dự án, điều phối hoạt động trong nhóm, đến dự báo ngân sách, giám sát tiến độ… Kỹ năng này sẽ giúp BA phối hợp với đội nhóm nội bộ tốt hơn để xử lý khối lượng công việc lớn trong thời gian giới hạn.

Mỗi dự án được ví như một bài toán nan giải với nhiều vấn đề bên trong. BA cần có khả nắm bắt được tình hình tổng quan. Từ đó họ mới đề xuất các phương án phù hợp và trực tiếp tham gia giải quyết vấn đề.

Kỹ năng ra quyết định hợp lý chính là yêu cầu thường gặp đối với chuyên viên phân tích nghiệp vụ. Họ phải có khả năng đánh giá đầu vào từ các bên liên quan, phân tích tình huống và lựa chọn các kế hoạch hành động phù hợp để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh, hoặc cho các dự án.

BA là cầu nối giữa khách hàng và team nội bộ, đứng giữa nhiều luồng ý kiến có thể trái chiều. Bởi vậy BA cần có tư duy phản biện để đánh giá, chọn lọc ra những phương án tốt nhất. Tư duy phản biện cũng giúp BA không ngừng đặt ra các câu hỏi khả thi để hiểu rõ yêu cầu của khách hàng.

Để trở thành một Business Analyst xuất sắc, bạn cần phải sở hữu kiến thức về lĩnh vực kinh doanh cũng như sự hiểu biết về chiến lược của doanh nghiệp. Sở hữu tư duy nhạy bén, BA sẽ dễ dàng nắm bắt kiến thức về bất kỳ lĩnh vực nào, dễ dàng làm việc với khách hàng hơn.

Giao tiếp và xây dựng mối quan hệ

Vì công việc BA đòi hỏi bạn phải giao tiếp với nhiều người ở nhiều bộ phận khác nhau, kỹ năng giao tiếp, mở rộng mối quan hệ là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Ngoài phong thái giao tiếp chuyên nghiệp, bạn cũng cần phải lắng nghe một cách cẩn thận và xác nhận để đảm bảo mình hiểu đúng ý của đối phương.

Những người làm Business Analyst luôn phải có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể tổ chức và điều hành thành công những buổi họp. Những kỹ năng mềm về giao tiếp sẽ giúp bạn dễ dàng ứng xử, đàm phán và cùng đưa ra giải pháp hiệu quả. Chúng cũng giúp bạn duy trì mối quan hệ bền vững và mở rộng mối quan hệ đến những người khác.

Kỹ năng sử dụng các công cụ

Trong số những kỹ năng mềm mà một Business analyst cần có, kỹ năng sử dụng các công cụ, phần mềm phục vụ cho công việc cũng là một kỹ năng không thể thiếu. Bên cạnh những công cụ cho phép bạn làm việc và tương tác với nhóm, bạn cũng có thể tận dụng các công cụ hỗ trợ kỹ năng làm việc độc lập, tự tư duy và phân tích vấn đề:

Dưới đây là những tools giúp bạn nâng cao các kỹ năng điển hình như:

Modeling, như: Draw.IO, Microsoft Visio…

Requirement tracking: Jira, Microsoft Teams/ VSTS, Trello, Slack…

Designing: Balsamiq, Axure RP, Photoshop, PowerPoint.

Data Query/ Reporting: SQL Server, Visual Studio, Crystal…

Những tools bổ trợ khác: Screenpresso, bộ SDK phục vụ một số task nhất định…

Kỹ năng, tư duy phân tích dữ liệu

Một chuyên viên phân tích nghiệp vụ cần có khả năng phân tích dữ liệu, từ đó chắt lọc được những thông tin có giá trị cho doanh nghiệp trong việc phát triển chiến lược kinh doanh. Một khi đã nắm rõ kỹ năng phân tích, bạn có thể sáng tạo và cải tiến mọi ý tưởng theo mức tích cực, giúp mang lại nhiều kết quả toàn diện hơn.

Systems Analyst (Chuyên viên chuyên phân tích hệ thống vận hành)

Systems Analyst hay còn được gọi là một chuyên viên phân tích hệ thống. Nhiệm vụ của họ đó chính là kiểm tra hệ thống, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của một công ty bất kỳ và tìm ra cách thức để cải thiện chúng. Công việc này thường đòi hỏi Systems Analyst phải có một trình độ chuyên môn về kỹ thuật cao cũng như hiểu biết rõ ràng về các phương thức kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ chính của Business Analyst

Nghề BA gồm nhiều nghiệp vụ chuyên môn, trong đó ba chuyên môn chính là:

Management Analyst (Chuyên gia chuyên phân tích quản lý)

Management Analyst chính là những chuyên gia tư vấn các giải pháp trong việc quản lý hiệu quả cho bất kỳ doanh nghiệp. Họ sẽ giúp cho các nhà quản lý phân tích các hoạt động và vấn đề đang gặp phải trong doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể đề xuất cũng như đưa ra các phương án cắt giảm các chi phí hoạt động không cần thiết nhằm tăng hiệu suất kinh doanh cho tổ chức, công ty.

Ngành quản lý hệ thống thông tin

Sinh viên sẽ được đào tạo chuyên sâu trong 3 nhóm kiến thức chính đó là:

Nhờ vậy, sinh viên sẽ được trang bị đầy đủ về phương pháp quản trị, vận hành hệ thống thông tin; phân tích các dữ liệu chính xác, kết nối trực tiếp giữa các bên liên quan bên trong công ty, doanh nghiệp cùng với các chuyên gia về công nghệ thông tin. Có thể nói, được đào tạo cả về kinh tế và kỹ thuật, các BA có xuất phát điểm từ ngành học này sẽ có nhiều cơ hội nghề nghiệp tốt.

Ngành CNTT thường bao gồm nhiều chuyên ngành nhỏ khác nhau chẳng hạn như khoa học máy tính, kỹ thuật về phần mềm, kỹ thuật liên quan đến máy tính, an toàn thông tin, truyền thông và mạng máy tính…

Sinh viên học ngành này sẽ hiểu rõ kiến thức về công nghệ thông tin, cách thức để xây dựng, vận hành, bảo trì, phát triển các hệ thống phần mềm. Trực tiếp tham gia vào việc xây dựng các phần mềm để có thể giải quyết các bài toán thực tế nhanh nhất. Học CNTT bạn sẽ có rất nhiều lợi thế khi ra trường làm nghề Business Analyst, dễ dàng giao tiếp với bộ phận liên quan đến kỹ thuật, có khả năng đánh giá và đề xuất các nghiệp vụ kỹ thuật.

Khi vào nghề BA, người học CNTT cần bổ sung thêm các kiến thức về nghiệp vụ kinh doanh,  kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm cũng như kỹ năng giải quyết vấn đề.

Ngành kinh tế thường liên quan tới quản trị, tài chính, kế toán/kiểm toán, ngân hàng. Đây cũng chính là một điều kiện thuận lợi khi ra làm BA, đặc biệt là trong nghiệp vụ phân tích tình hình kinh doanh – vận hành tại doanh nghiệp của khách hàng.

Người học chuyên về kinh tế nên tự bổ sung thêm các kiến thức về CNTT hoặc tham gia các khóa học chuyên sâu BA. Ngoài đào tạo chính quy, hiện nay có nhiều khóa học offline và online ngắn hạn cung cấp kỹ năng để trở thành BA, phù hợp với người theo chuyên ngành kinh tế